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Die Digitale Belegschaft für den DACH-Mittelstand

Ihr Betrieb läuft.
Auch wenn Sie
schlafen.

Wir bauen maßgeschneiderte KI-Mitarbeiter für Handwerk, Praxen & Kanzleien im DACH-Raum — die vom ersten Anruf bis zur fertigen Rechnung alles übernehmen. Ohne neues Personal. Ohne Risiko.

DSGVO-konform & EU-Server 14 Tage kostenlos Ab €49/Monat Jederzeit kündbar Kein IT-Wissen nötig
WARUM HANDLUNGSBEDARF BESTEHT

Drei Wahrheiten, die Sie
täglich Umsatz kosten.

📞
Der Anruf, den Sie nicht annehmen konnten
Jede verpasste Anfrage außerhalb der Geschäftszeiten ist ein Auftrag, der direkt zur Konkurrenz geht. Kunden rufen einmal — und wenn niemand rangeht, wählen sie die nächste Nummer.
↗ Ø €320 Umsatzverlust pro verlorenem Lead
👥
Personal: zu teuer, zu selten, zu krank
Eine Bürokraft kostet €2.500–4.000/Monat inklusive Nebenkosten — arbeitet nur zu Geschäftszeiten und hat Urlaubs- und Kranktage. Der Fachkräftemangel macht zuverlässige Einstellungen nahezu unmöglich.
↗ Ø €38.000/Jahr für eine Teilzeitkraft
🔄
Administration frisst Ihre Margen
Angebote schreiben, Termine koordinieren, Rechnungen erstellen, Daten pflegen — das sind Stunden, die Sie oder Ihre Mitarbeiter täglich damit verbringen, statt am Kerngeschäft zu arbeiten.
↗ Ø 12h/Woche durch repetitive Admin-Aufgaben verloren
DIE LÖSUNG

Es gibt einen Ausweg —
er heißt nicht „mehr Personal".

Er heißt Digitale Belegschaft. KI-Mitarbeiter, die Ihre repetitiven Aufgaben übernehmen — von der ersten Kundenanfrage bis zur fertigen Rechnung. 24 Stunden. 7 Tage. Ohne Krankheitstag.

❌ Ohne Digitale Belegschaft
  • Anrufe nach Feierabend gehen verloren
  • Angebote erst 2 Tage später versandt
  • Personal überlastet & teuer
  • Admin stiehlt produktive Zeit
  • Kunden warten — und wechseln
✓ Mit Digitaler Belegschaft
  • 24/7 Erreichbarkeit, kein Anruf verloren
  • Angebot in Sekunden automatisch erstellt
  • KI-Mitarbeiter ab €49/Monat statt €38.000/Jahr
  • Ihr Team fokussiert auf das, was zählt
  • Kunden sofort bedient — höhere Conversion
SO FUNKTIONIERT ES

In 4 Schritten zu Ihrer
Digitalen Belegschaft.

Kein IT-Wissen nötig. Kein Systemwechsel. Transparent und risikofrei von Tag 1.

Schritt 1
1
Das Strategie-Audit
Wir identifizieren die „Leckagen" in Ihrem Umsatz: Wo verschwinden Anfragen? Welche Prozesse fressen Zeit? 30-minütiges Erstgespräch — kostenlos und unverbindlich.
Schritt 2
2
Die Prozess-Architektur
Wir bauen den „digitalen Zwilling" Ihrer besten Mitarbeiter — exakt auf Ihre Branche, Ihre Sprache und Ihre Abläufe trainiert. Kein Baukastenprinzip.
Schritt 3
3
Setup & Integration
Nahtlose Anbindung an Ihre bestehende Software — CRM, Kalender, Buchhaltung, Cloud. Kein Systemwechsel nötig. Wir docken an, was Sie haben.
Schritt 4
4
Managed Service
Wir optimieren monatlich, damit die KI mit Ihrem Erfolg wächst. Neue Szenarien, bessere Antworten, mehr Effizienz — ohne Mehraufwand für Sie.
UNSERE PRODUKTE

Vier Bausteine.
Eine Digitale Belegschaft.

Keine Einzeltools — wir denken Ihren Betrieb ganzheitlich. Vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung.

🌐
Website & Conversion-Optimierung
Das digitale Schaufenster

Eine Website, die aus Besuchern zahlende Kunden macht. SEO-optimiert, blitzschnell geladen, auf maximale Conversion ausgelegt — nicht nur schön, sondern messbar effektiv.

Ab €1.499 einmalig
  • Conversion-optimiertes Design (kein Template)
  • SEO-Grundoptimierung & Core Web Vitals
  • Lead-Formulare, CTA-Tracking & Analytik
  • DSGVO-konform ab erstem Tag
Website anfragen
⚙️
KI-Workflows & Automatisierung
Das automatisierte Backoffice

Die digitale Belegschaft für Angebote, Kundenverwaltung und Rechnungen. Ihre Prozesse laufen fehlerfrei im Hintergrund — Ihre Mitarbeiter fokussieren sich auf das, was wirklich zählt.

Einzel — €49/Mo€299 Setup · 1 Workflow (z.B. Bewertungs-Mails)
Paket — €99/Mo€699 Setup · 3–5 Workflows
Komplett — €199/Mo€1.499 Setup · Gesamte Prozesskette
  • Angebote, Kalender, E-Mails automatisiert
  • Betrieb & Wartung dauerhaft inklusive
  • Quartals-Review & Optimierung
Workflow anfragen
🧭
Betriebsanalyse & Strategie
Das Fundament

Wir durchleuchten Ihren gesamten Betrieb, identifizieren Engpässe und erstellen Ihren persönlichen Digitalisierungs-Fahrplan mit konkretem ROI pro Maßnahme.

Prozess-Analyse — €499einmalig · Ist-Analyse, Roadmap, ROI-Berechnung
Strategie Komplett — €1.999einmalig · Analyse + Implementierung + Schulung + 3 Monate Nachbetreuung
  • Ist-Analyse Ihrer gesamten Abläufe
  • Digitalisierungs-Roadmap & Priorisierung
  • ROI-Berechnung pro Maßnahme
  • Abschlussbericht & persönliche Empfehlung
Analyse anfragen
Integriert nahtlos in Ihre bestehende Software — kein Systemwechsel
Google Kalender Microsoft Outlook DATEV Lexware sevDesk HubSpot Salesforce Pipedrive Calendly Shopify WhatsApp Business Zapier Make Slack Notion und mehr →
FÜR WEN?

Ihre Branche.
Unsere KI-Mitarbeiter.

Keine generische Lösung — maßgeschneidert für Ihren Alltag, Ihre Sprache, Ihre Kunden.

KI-Mitarbeiter für Handwerksbetriebe.
Kein Auftrag mehr verloren, weil der Anruf auf der Baustelle nicht angenommen wurde. Angebote in Minuten statt Stunden. Terminplanung ohne Zettelchaos — damit Sie und Ihre Leute sich auf das Handwerk konzentrieren können.
📝
Angebote direkt aus dem Anruf
Der KI-Mitarbeiter erstellt aus dem Anruftranskript automatisch ein vollständiges Angebot inkl. Materialkosten — und sendet es noch während des Gesprächs per E-Mail an den Kunden.
✓ Angebotszeit: von 2h auf 2 Min
🚨
Notdienst-Triage & sofortige SMS
Notfälle (Rohrbruch, Stromausfall) werden sofort erkannt und priorisiert. Per SMS geht der diensthabende Monteur in Echtzeit in die Schleife — auch um 22 Uhr.
✓ Reaktionszeit: unter 60 Sekunden
📍
Intelligente Terminplanung
Termine werden automatisch nach Standort, Fahrtzeit und Verfügbarkeit geplant. Kein Zettelchaos, keine Doppelbuchungen, optimale Routen für mehr Aufträge pro Tag.
✓ 30 % mehr Aufträge pro Monteur
📅
24/7 Terminvergabe — kein Besetztzeichen
Patienten buchen Termine per KI-Telefon — korrekt nach Behandlungsart, Dauer und Arzt eingeordnet. Ihre MFA wird entlastet und kann sich auf die Patienten im Wartezimmer konzentrieren.
✓ Bis zu 8h MFA-Zeit/Woche eingespart
🩺
Intelligente Patienten-Triage
Der KI-Mitarbeiter erfasst Symptome, stuft Dringlichkeit ein und leitet echte Notfälle sofort weiter — Routineanfragen bearbeitet er vollständig selbst.
✓ Ärzte nur noch für echte Notfälle gestört
📋
Erinnerungen & Recall-Automatisierung
Automatische Terminerinnerungen, Vorsorge-Recall und Nachsorge-Kommunikation — vollständig DSGVO-konform auf EU-Servern verarbeitet.
✓ No-Show-Rate um bis zu 40 % reduziert
🤝
Automatisiertes Mandanten-Onboarding
Neue Mandanten werden vollständig automatisch ongeboardet: Daten erfasst, Vollmachten vorbereitet, Ersttermin gebucht — in unter 10 Minuten, ohne Sekretariatsaufwand.
✓ Onboarding: 2 Tage → 10 Minuten
Fristenüberwachung & Eskalation
Fristen werden automatisch erkannt, im Kalender eingetragen und rechtzeitig an verantwortliche Mitarbeiter eskaliert — bevor sie kritisch werden.
✓ Kein Fristrisiko durch manuelle Lücken
🔒
Datenschutzkonforme Aktenanlage
Dokumente und Schriftsätze werden KI-gestützt analysiert und strukturiert — verarbeitet auf deutschen Servern, mit AVV nach Art. 28 DSGVO.
✓ Revisionsichere Dokumentation
🔄
CRM-Datenabgleich in Echtzeit
Neue Leads werden automatisch erfasst, dedupliziert und ins bestehende CRM eingespeist — kein manueller Export, kein Datenverlust, sofortige Sichtbarkeit für das Sales-Team.
✓ 100 % Lead-Erfassung, kein Datenverlust
🚀
Kunden-Onboarding in 10 Minuten
Vom Vertragsabschluss zum vollständigen Kick-off: Projektordner, Zugänge, Team-Brief, Kalendereinladungen — alles vollautomatisch erledigt, bevor das Gespräch endet.
✓ Onboarding von 2 Tagen auf 10 Min
📊
Lead-Scoring & automatisches Nachfassen
Leads werden automatisch bewertet und priorisiert. Follow-up-Nachrichten gehen termingerecht raus — ohne dass jemand daran denken muss. Mehr Abschlüsse, weniger manuelle Arbeit.
✓ Conversion-Rate um 20–35 % gesteigert
📢
Schadensmeldungen-Triage
Mieter melden Schäden per Anruf. Die KI kategorisiert, priorisiert (Rohrbruch vs. defekter Lichtschalter) und leitet automatisch an den richtigen Handwerker weiter — rund um die Uhr.
✓ Reaktionszeit bei Notfällen: unter 2 Min
🗓️
Automatisierte Besichtigungstermine
Interessenten buchen Besichtigungstermine per KI-Telefon. Die KI prüft Verfügbarkeit, bestätigt und sendet Erinnerungen — ohne Makler-Zeitaufwand, ohne Doppelbuchungen.
✓ 3–5h Makler-Zeit/Woche eingespart
📊
Mieter-FAQ & Nebenkostenauskunft
Häufige Mieterfragen (Nebenkosten, Hausordnung, Kündigung) werden sofort und präzise beantwortet. Nur wirklich komplexe Fälle erreichen die Hausverwaltung.
✓ 70 % weniger Routineanfragen ans Team
📦
Bestellstatus-Anfragen rund um die Uhr
Kunden fragen per Anruf oder Chat nach ihrer Bestellung. Der KI-Mitarbeiter antwortet sofort mit Echtzeit-Tracking-Daten — ohne dass ein Support-Agent aktiv sein muss, auch um 23 Uhr.
✓ 70 % weniger eingehende Support-Tickets
🔄
Retourenmanagement vollautomatisch
Rückgaben werden automatisch initiiert, Labels erstellt, der Prozess im System dokumentiert — ohne manuellen Aufwand für Ihr Team. Kunden erhalten sofort eine klare Anweisung.
✓ Retourenabwicklung in unter 2 Minuten
Bewertungsanfragen mit perfektem Timing
Nach jedem Kauf sendet der KI-Workflow automatisch eine persönliche Bewertungsanfrage — zum optimalen Zeitpunkt nach Zustellung, für maximale Response-Rate und bessere Google-Sichtbarkeit.
✓ Bis zu 3× mehr Kundenbewertungen
LIVE-DEMO

Sehen Sie Ihre Digitale Belegschaft
in Aktion.

Wählen Sie ein Szenario und erleben Sie in Echtzeit, wie Ihr KI-Mitarbeiter den gesamten Prozess übernimmt.

📞 Eingehender Kundenanruf

Szenario: Ein Neukunde ruft bei einer Umzugsfirma an.

ANRUFER: „Hallo, ich brauche einen Umzug. 3-Zimmer-Wohnung in Hannover nach München, circa 65 Quadratmeter. Am liebsten Ende des Monats. Können Sie mir ein Angebot machen?"

KI-MITARBEITER ARBEITET

Anruf angenommen & Kunde begrüßt
0:02
Daten extrahiert: 3 Zi, 65m², HAN → MUC
0:06
Volumen kalkuliert: ~25m³ · Preis: €1.890
0:10
Termin im Kalender blockiert: 28.04.
0:13
Angebot als PDF erstellt & ins CRM
0:16
Bestätigung per SMS an Kunden gesendet
0:18

Dieser Prozess — vollautomatisch in 18 Sekunden.

Diesen Workflow für meinen Betrieb einrichten →
SMS VON UMZÜGE SCHMIDT
Guten Tag!

📦 3-Zi. Whg. (65m²)
📍 Hannover → München
📅 28. April, 08:00 Uhr
💰 €1.890

PDF-Angebot: bit.ly/angebot-3847

Fragen? Einfach antworten.
Gerade eben · gesendet
UMSATZVERLUST-RECHNER

Wie viel kostet Sie
manuelle Ineffizienz pro Jahr?

Basierend auf Branchendurchschnittswerten. Während Sie diese Seite lesen, gehen gerade Anfragen verloren.

GESCHÄTZTER JAHRESVERLUST
€ 0
durch verlorene Anfragen & manuelle Ineffizienz
€ 0 Umsatzverlust
pro Monat
€ 0 Netto-Gewinn mit
KI-Mitarbeiter / Jahr
Umsatzverlust jetzt stoppen →
*Schätzung basierend auf Branchendurchschnittswerten (Quelle: interne Analyse). Individuelle Ergebnisse können abweichen.
SICHERHEIT & DATENSCHUTZ

Datenschutz & DSGVO-Konformität.

Kerndaten werden ausschließlich auf EU-Servern in Deutschland verarbeitet. Für bestimmte KI-Funktionen setzen wir DPF-zertifizierte US-Partner mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ein — transparent und DSGVO-konform dokumentiert.

🇩🇪
EU-Server für Kerndaten
Ihre Geschäftsdaten, Kontakte und Dokumente werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Rechenzentrum Falkenstein) verarbeitet. Kein unkontrollierter Drittland-Transfer.
🔐
DSGVO & Auftragsverarbeitungsvertrag
AVV-Verträge mit allen Sub-Prozessoren nach Art. 28 DSGVO. US-Partner ausschließlich mit EU-US Data Privacy Framework Zertifizierung. KI-Transparenz-Hinweis bei jedem Anruf. Löschkonzepte nach Art. 17 DSGVO.
📜
Erhöhter Datenschutz auf Anfrage
Für Praxen, Kanzleien und Steuerberater entwickeln wir auf Anfrage maßgeschneiderte Lösungen mit erhöhten Datenschutzanforderungen — mit individuellem Datenschutzkonzept und AVV.
RISIKOUMKEHR

14-Tage-Garantie.
Keine Ausreden.

🛡️
Wenn es nicht messbar funktioniert — zahlen Sie nichts.
Wenn innerhalb der 14-tägigen Testphase kein automatisierter Prozess nachweislich ausgeführt wurde — kein einziger Anruf automatisch bearbeitet, kein einziger Workflow ausgelöst — dann bezahlen Sie keinen Cent.
  • Nachweis erfolgt durch Systemprotokolle (transparent einsehbar)
  • Keine Mindestlaufzeit — monatlich kündbar
  • Keine versteckten Kosten, keine Lock-in-Effekte
  • Details in unseren AGB (§ 4)
BEISPIELSZENARIEN

Was Ihre Digitale Belegschaft
leisten kann.

Illustrative Szenarien, basierend auf realistischen Branchenwerten. Individuelle Ergebnisse hängen von Ihrem Betrieb ab.

„Der KI-Mitarbeiter hat im ersten Monat 12 Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten automatisch bearbeitet, die sonst verloren wären."
15h / WocheAdmin-Arbeit eingespart
Beispielszenario: SHK-Betrieb
„80 % der Termine laufen vollautomatisch. Die Telefonlast des Teams ist auf ein Minimum gesunken."
8h / WocheFreigewordene Teamzeit
Beispielszenario: Zahnarztpraxis
„Vom Vertragsabschluss zum vollständigen Kunden-Onboarding: früher 2 Tage, jetzt automatisiert in unter 10 Minuten."
90 % schnellerOnboarding-Prozess
Beispielszenario: Digitalagentur

*Illustrative Beispielszenarien. Eigene Kundendaten nach Beauftragung verfügbar.

HÄUFIGE FRAGEN

Alles, was Sie wissen müssen.

Was genau ist eine „Digitale Belegschaft"?

+

KI-Mitarbeiter, die Ihre repetitiven Aufgaben übernehmen: Anrufe annehmen, Termine buchen, Angebote erstellen, Daten pflegen. Sie arbeiten 24/7, lernen kontinuierlich dazu und benötigen kein Onboarding. Keine einfachen Chatbots — sondern intelligente Prozesse, die End-to-End für Sie arbeiten.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

+

Der KI-Mitarbeiter spricht natürliches Deutsch mit einer hochwertigen Stimme. Gemäß DSGVO wird zu Beginn kurz darauf hingewiesen, dass es sich um einen automatisierten Assistenten handelt. Die meisten Anrufer sind positiv überrascht von der Qualität und Schnelligkeit der Bearbeitung.

Welche Software muss ich dafür haben?

+

Keine spezielle Software erforderlich. Wir docken an das an, was Sie bereits haben — Google Kalender, Outlook, Salesforce, HubSpot, Lexware, DATEV, sevDesk oder andere gängige Systeme. Kein Systemwechsel, kein IT-Aufwand Ihrerseits.

Wie schnell ist das System einsatzbereit?

+

Nach dem Erstgespräch und der Prozess-Architektur dauert die technische Einrichtung typischerweise 5–10 Werktage. Danach startet Ihre 14-tägige kostenlose Testphase. Von Ihrer Seite: Infos über Ihren Betrieb und Freigaben für die benötigten Systeme.

Was kostet eine Bürokraft im Vergleich?

+

Vergleich: Eine Bürokraft kostet €2.500–4.000/Monat inkl. Lohnnebenkosten, arbeitet nur zu Geschäftszeiten, hat Urlaubs- und Krankheitstage und muss eingearbeitet werden. Ihr KI-Mitarbeiter: ab €49/Monat, 24/7 verfügbar, lernt schnell dazu, skaliert sofort.

Ist das DSGVO-konform? Was passiert mit den Daten meiner Kunden?

+

Ja. Kerndaten werden auf Hetzner-Servern in Deutschland verarbeitet. Für KI-Sprachmodelle setzen wir DPF-zertifizierte US-Partner mit Auftragsverarbeitungsvertrag ein. Jeder KI-Anruf beginnt mit einem Transparenz-Hinweis. Gesprächsdaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Detaillierte Infos in unserer Datenschutzerklärung.

Was passiert, wenn das System einmal einen Fehler macht?

+

KI-Systeme sind leistungsfähig, aber nicht unfehlbar. Deshalb: Alle kritischen Ausgaben (Angebote, Terminbestätigungen) werden protokolliert und können jederzeit geprüft werden. Wichtige Entscheidungen bleiben immer bei Ihnen. Wir optimieren kontinuierlich — und sind per WhatsApp, Telefon und E-Mail erreichbar.

Bin ich an einen Vertrag gebunden?

+

Nein. Alle Abonnements sind monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Kosten, keine Lock-in-Effekte. Details regeln unsere AGB.

WER STECKT DAHINTER

Ein Gesicht hinter
der Digitalen Belegschaft.

WA
Whitney Ankrah
Gründer & KI-Stratege, NeyAutomate
„Ich sehe täglich, wie kluge Unternehmer von Verwaltung ausgebremst werden — nicht weil ihnen das Know-how fehlt, sondern weil ihnen die richtigen Werkzeuge fehlen. Genau das ändere ich."
Als KI-Stratege und Gründer von NeyAutomate habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, Mittelständlern im DACH-Raum Werkzeuge in die Hand zu geben, die bisher nur DAX-Konzernen vorbehalten waren. Mein Fokus: keine generischen Lösungen von der Stange, sondern maßgeschneiderte Digitale Belegschaften, die sich nahtlos in Ihren Betrieb einfügen — und messbar Ergebnisse liefern.

Jedes Projekt beginnt mit einer ehrlichen Analyse. Ich verspreche nur, was ich liefern kann — und liefere, was ich verspreche.
LinkedIn — Whitney Ankrah

Bereit für Ihre
Digitale Belegschaft?

Kostenloses 30-Minuten Erstgespräch. Wir analysieren Ihre Abläufe und zeigen Ihnen — konkret und ohne Verkaufsfloskeln — wo KI-Mitarbeiter den größten Hebel haben.

Kostenloses Erstgespräch buchen → 📞 +49 152 22087844
14 Tage kostenlos  ·  Kein Risiko  ·  Keine Mindestlaufzeit  ·  DSGVO-konform