Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Whitney Ankrah — NeyAutomate
c/o Autorenglück #93774
Albert-Einstein-Str. 47
02977 Hoyerswerda
Deutschland

Telefon: +49 152 22087844
E-Mail: hello@neyautomate.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO (insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO).

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Server-Logfiles werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Kontaktdaten werden nach Abschluss der Anfrage bzw. des Vertragsverhältnisses gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. 6 Jahre nach § 257 HGB, 10 Jahre nach § 147 AO). Gesprächsdaten des KI-Telefonassistenten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine längere Speicherung für die Vertragserfüllung erforderlich ist.

3. Hosting

3.1 Website-Hosting

Unsere Website wird bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, gehostet. Der Server befindet sich in Deutschland (Europa). Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert:

• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• IP-Adresse (anonymisiert)
• Uhrzeit der Serveranfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität unseres Angebots).

3.2 Backend-Infrastruktur

Für die Bereitstellung unserer KI-Dienstleistungen (Workflow-Automatisierung, Datenverarbeitung) nutzen wir einen dedizierten Server bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Der Server befindet sich in Deutschland (Rechenzentrum Falkenstein). Auf diesem Server läuft eine selbst-gehostete Instanz der Open-Source-Software n8n zur Workflow-Automatisierung.

Bei der Verarbeitung von Anrufdaten über unseren KI-Telefonassistenten werden folgende Daten auf dem Hetzner-Server verarbeitet:

• Anruferdaten (Name, Telefonnummer, Anliegen)
• Gesprächszusammenfassungen
• Terminbuchungsdaten
• Workflow-Ausführungsprotokolle

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Hetzner gemäß Art. 28 DSGVO.

4. KI-Telefonassistent

Unser Kernprodukt ist ein KI-gestützter Telefonassistent. Bei der Nutzung durch unsere Kunden werden folgende Daten verarbeitet:

• Telefonnummer des Anrufers
• Gesprächsinhalt (Transkription)
• Gesprächszusammenfassung
• Extrahierte strukturierte Daten (Name, Anliegen, Dringlichkeit)
• Ggf. Terminbuchungsdaten (Name, Anliegen, Zeitpunkt)

Eingesetzte Sub-Auftragsverarbeiter

Für die Bereitstellung des KI-Telefonassistenten setzen wir folgende Dienste ein:

• VAPI Inc. (USA) — Telefonie-Orchestrierung und Spracherkennung. Datenübertragung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und dem EU-U.S. Data Privacy Framework.
• ElevenLabs Inc. (USA) — Sprachsynthese (Text-to-Speech). Datenübertragung auf Basis von Standardvertragsklauseln und dem EU-U.S. Data Privacy Framework.
• OpenAI, L.P. (USA) — Sprachmodell (Large Language Model) für die Gesprächsführung und Datenextraktion. Datenübertragung auf Basis von Standardvertragsklauseln und dem EU-U.S. Data Privacy Framework.
• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Server-Infrastruktur für Workflow-Automatisierung (selbst-gehostetes n8n). Serverstandort Deutschland.
• Twilio Inc. (USA) — SMS-Benachrichtigungen (z. B. Dringlichkeits-SMS an den Betriebsinhaber). Datenübertragung auf Basis von Standardvertragsklauseln und dem EU-U.S. Data Privacy Framework.
• Google Ireland Limited (Irland/EU) — Google Sheets (Anrufprotokollierung) und Google Calendar (Terminverwaltung). Serverstandort EU. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
• Cal.com Inc. (USA) — Terminbuchung. Datenübertragung auf Basis von Standardvertragsklauseln und dem EU-U.S. Data Privacy Framework.
• Resend Inc. (USA) — E-Mail-Versand (Tagesberichte, Benachrichtigungen). Datenübertragung auf Basis von Standardvertragsklauseln und dem EU-U.S. Data Privacy Framework.
• Hostinger International Ltd. (Zypern/EU) — Website-Hosting. Serverstandort Deutschland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Hinweis zur Datenübermittlung in Drittländer

Einige der oben genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) sowie ergänzend auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wir haben mit allen Auftragsverarbeitern Verträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Terminbuchung (Cal.com)

Für die Online-Terminbuchung nutzen wir Cal.com. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und der gewählte Termin an Cal.com übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

7. WhatsApp Business

Wir nutzen WhatsApp Business zur Kundenkommunikation. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited. Bei der Nutzung von WhatsApp werden Ihre Telefonnummer sowie weitere Daten gemäß der WhatsApp-Datenschutzrichtlinie verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Kontaktaufnahme).

8. Cookies

Unsere Website verwendet keine Tracking-Cookies. Es werden lediglich technisch notwendige Cookies eingesetzt, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@neyautomate.com

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
www.lfd.niedersachsen.de

Stand: März 2026